Factibilidad del Sistema

Factibilidad del Sistema

Para Hernández (2012), Factibilidad “se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señalados, la factibilidad se apoya en 3 aspectos básicos: estudio, desarrollo o implementación.”(Pag, 55)

El estudio de la factibilidad se clasifica en:

·           Tecnológica 

·           Económica

·           Operativa

·           Social

El presente proyecto tiene como objetivo llevar a cabo un sistema automatizado que se encargue del proceso de gestión, control y evaluación académica de la comunidad estudiantil del IUTOMS, enmarcado en el plan Alma Mater-“Misión Sucre” para lograr dicho objetivo, se cuenta con los analistas de sistemas los cuales somos los autores del presente trabajo de investigación, el sistema será elaborado bajo el sistema operativo Linux y se desarrollara bajo el ambiente de PHP y Mysql, que son compatibles con software propietario y software libre.  

El sistema será desarrollado para ser manejado por el personal del IUTOMS responsables del proyecto plan Ama Mater-”Misión Sucre”, así como los docentes que son los encargados de asignar las calificaciones de cada uno de sus estudiantes.

Cuantificación de Beneficios

Para definir la cuantificación de beneficio es pertinente realizar un estudio el cual nos permitirá  diseñar, desarrollar e implantar el Sistema de Gestión,  Control y Evaluación de la Comunidad Estudiantil del Instituto Universitario de Tecnología del Oeste Mariscal Sucre (IUTOMS) Enmarcado en el Proyecto Plan Alma Mater- “Misión Sucre” así como calcular los costó, beneficios y la aceptación de la comunidad.

Este proyecto permite poner en funcionamiento todos los procesos que se realizan en el área administrativa de la Institución. Es importante tomar en cuentas sus aspecto que permiten definir los costó del sistema los cuales se describen a continuación ver cuadro  Nº 2.

Cuadro N°2. Cuantificación de Beneficios

Variable	Costo del Sistema Actual	Costo Del Sistema Propuesto	Beneficios	Vida Útil	Costo
SISTEMA PARA EL PROCESO DE GESTIÓN,  CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA COMUNIDAD ESTUDIANTIL DEL INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DEL OESTE MARISCAL SUCRE (IUTOMS) ENMARCADO EN EL PROYECTO PLAN ALMA MATER- “MISIÓN SUCRE”, DEL OESTE DE CARACAS.	0  Bsf.	44.967,00 Bsf.	·     Eficacia y rapidez en la búsqueda de información. ·     Capacidad de registrar y almacenar la información. ·     Capacidad para generar reportes.	5 años	44.967,00 Bsf.

Fuente: Los Autores (2013)

Costo del Proyecto

Actualmente la comunidad Estudiantil del IUTOMS, enmarcado en el proyecto Plan Alma Mater-“Misión Sucre”, cuenta con un espacio físico, en el antiguo edificio “La Fosforera”, ubicado  en la parroquia Antimano, sector Párate Bueno, el cual está en proceso de  acondicionamiento tanto  de bienes  inmuebles, como hardware y software para automatizar sus procesos.

El Proyecto Plan Alma Mater-“Misión Sucre”, es un proyecto en vías de crecimiento, siendo el IUTOMS la institución encargada de llevar el registro y control de la comunidad estudiantil de la zona sur-oeste de Caracas en el marco de territorización, donde se están determinando la dispersión de las aldeas, para así saber cuántas conforman el proyecto Plan Alma Mater, en la zona sur-oeste de Caracas y así conocer la población estudiantil,  la cual se va registrar y controlar.

Por lo tanto se determina iniciar el proceso de registro y control de la comunidad estudiantil del IUTOMS enmarcado en el Proyecto Plan Alma Mater-“Misión Sucre”, pero no de forma manual sino de una forma automatizada generando esto la necesidad de un sistema de gestión que realice este  tipo de control. El costo del sistema actual es = 0,00.

Análisis de Factibilidad del Sistema.

Factibilidad Económica

Kendall y K. (1997), explica que "es la segunda parte de la determinación de recursos. (p.56).

Se debe estudiar todos los costos de la inversión para tener una proyección de las ganancias, de manera que los costos operativos no sean superiores y así obtener nuestra viabilidad económica esperada en cuanto tiempo, el costo del estudio de sistemas, el costo del tiempo que los empleados dedicaran al estudio, el costo estimado del hardware, y el costo de software 

Para el proyecto propuesto, ya descrito con anterioridad en diversos capítulos de este trabajo de investigación, se ha determinado que el estudio de la factibilidad económica del mismo es aceptable ya que se propone un sistema con hardware innovador y un software libre para la realización del sistema lo que hace que el proyecto sea económico para el cliente. A continuación ver cuadro  Nº3

Factibilidad Técnica.

Kendall y K. (1997), explica que "gran parte de la determinación de recursos tiene que ver con la evaluación de la viabilidad técnica."(p.55).

 En esta viabilidad entra la experiencia y la eficacia del analista quien con su conocimiento y experiencia buscara opiniones de fabricantes en relación a la disponibilidad de cumplimiento de metas o especificaciones en la tecnología a utilizar ya que son muy costosos para que no cumplan las necesidades de los recursos tecnológicos y los sistemas existentes. La factibilidad técnica del sistema propuesto se basa en el personal técnico encargado de desarrollar el mismo ya que los analistas implicados contamos con el conocimiento técnico para desarrollar dicho sistema y contamos con un software libre el cual no tiene costo alguno. A continuación ver cuadro  Nº 4 y 5

Factibilidad Operacional.

Kendall y K. (1997), explica que "depende de los recursos humanos disponibles para el proyecto e implica determinar si el sistema funcionará será utilizado una vez que se instale. (p.56).             

Esta parte depende única y exclusivamente de los usuarios ya que si le aportamos un sistema que funcione eficaz y accesiblemente, con creatividad e innovaciones, las probabilidades de que el sistema solicitado sea usado serán mayores en cuanto a la Funcionalidad del sistema, la utilización del sistema, y los recursos humanos necesarios. Se propone desarrollar un sistema que sea de fácil acceso a los usuarios y a su vez amigable, que sea eficiente y eficaz en su uso, para así permitir que los usuarios trabajen de forma cómoda con el sistema. El sistema propuesto, será de mucha utilidad para el IUTOMS enmarcado en el Plan Alma Mater-Misión Sucre, ya que en estos momentos no cuentan con sistema alguno, por lo tanto, implementando el sistema propuesto podrán llevar un control de las actividades de los estudiantes de forma eficaz y eficiente. Ver cuadro  Nº 6

Definir Impacto Sobre la Comunidad

El sistema incluye manifestaciones físicas como las máquinas y herramientas. Contribuye a la comunidad ya que serán los más beneficiados con el sistema, podrán realizar reportes de calificaciones, constancias entre otros y a su vez obtendrán agilidad en el momento de realizar inscripciones en la institución. Colabora con el alcance de la misión y visión de la institución ya que contribuye a desarrollar y fortalecer el sistema administrativo, el soporte académico, facilitara la incorporación y al Plan Especial de Reconocimiento y Prosecusión de Estudios (PERPE) de la comunidad estudiantil.

Factibilidad Económica

Cuadro N°3. Factibilidad Económica General

Gastos Generales	Costo Aproximados	Consumo Mensual	Monto en Bsf. anual
Resma de papel tipo carta	100,00 Bsf.	2	2.400,00  Bsf.
Resma de papel tipo oficio	110,00  Bsf.	1	1.320,00  Bsf.
Cartuchos de tinta	350,00   Bsf.	2	8.400,00  Bsf.
Carpetas 25 unidades	160,00   Bsf.	2	3.840,00  Bsf.
Caja de Lápiz	36,00   Bsf.	2 Cajas	864,00  Bsf.
Caja de Bolígrafos	28,00   Bsf.	3 Cajas	1.008,00  Bsf.
Total	Bsf. 1.536,00	12	Bsf. 17.832,00

Fuente: Los Autores (2013)

Factibilidad Técnica.

Cuadro N° 4 Costo de Hardware

Hardware	Cantidad	Costo
Computadoras  Intel Dual Core g550 2.6 ghz, tarjeta madre socket h61, disco duro 500 gb sata, memoria ram 2gb ddr3 1333 mhz	3	19.035,00  Bsf.
Monitor de 19”	3	8.100,00  Bsf.
Total		27.135,00  Bsf.

Fuente: Los Autores (2013)

Cuadro N° 5 Costo de Software

Software	Cantidad	Costo
Sistema Operativo Windows PHP MYSQL	1	0,00  Bsf.
Total		0,00  Bsf.

Fuente: Los Autores (2013)

Factibilidad Operacional.

Cuadro N° 6 Costo del Personal

Recurso Humano	Salario Mensual (Bsf.)	Salario Anual (Bsf.)
Analistas de Sistema	0,00	0,00
Desarrolladores de Aplicación	0,00	0,00
Total	0,00	0,00

Fuente: Los Autores (2013)

 Análisis Costo-Beneficio del Sistema Actual y Propuesto

Cuadro N° 7 Costo Sistema Actual y Sistema Propuesto

Costo Actual (Bsf.)	Costo Propuesto (Bsf.)
0,00 Bsf.	44.9676,00 Bsf.

Fuente: Los Autores (2013)

CAPITULO I EL PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

EL PROBLEMA

Venezuela, al igual que otras regiones del mundo actual, enfrenta el reto de transformar rápidamente a sus sociedades tradicionales en nuevas sociedades de la información y del conocimiento, para aprovechar así las enormes potencialidades de las nuevas tecnologías y promover mejores niveles de vida entre su población. Este es un reto que se debe plantear todo país en su agenda Educativa, que es el arma más útil para llevar a la sociedad los conocimientos que le permitan un pleno desarrollo.  

La transformación de la Educación Universitaria en el Contexto Nacional plantea en este sentido “la Integración Bolivariana”, y se refiere, a los procesos de integración como una de las perspectivas de unidad en la lucha por la libertad y la transformación social en perspectiva socialista.

De allí la relevancia del presente proyecto el cual se ubica dentro del contexto de la gestión educativa, direccionando la investigación hacia el ámbito institucional del Instituto Universitario de Tecnología del Oeste Mariscal Sucre (IUTOMS), enmarcado en el Plan Alma Mater- “Misión Sucre”.

La Misión Sucre se ha diseñado como la estrategia para romper, por la vía de la Educación Universitaria, los círculos de exclusión y consiste en incorporar a todos los bachilleres que así lo deseen, de acuerdo a la Constitución (esto es, sin más limitaciones que las que se derivan de sus aptitudes, vocación y aspiraciones).

El Proyecto Plan Alma Mater (Educación Universitaria Bolivariana y Socialista) se crea el 24 de marzo de 2009 por el Gobierno que preside el Comandante  Presidente Hugo Chávez, con la finalidad de impulsar la transformación de la Educación Universitaria en la Republica Bolivariana de Venezuela, adecuándola a los lineamientos de la Constitución Bolivariana de Venezuela (aprobada por el Pueblo Soberano en 1999) y del Proyecto Nacional Simón Bolívar.

El IUTOMS, actualmente está encargado de llevar el Registro y Control de Notas de la Comunidad Estudiantil del Proyecto Plan Alma Mater- “Misión Sucre”, del Oeste de Caracas. Se observó actualmente la falta de tecnología el instituto cuenta con un espacio físico el cual desean poner en funcionamiento para realizar los procesos inherentes al control y registros de las aldeas, pertenecientes al Proyecto Plan Alma Mater. No cuentan con un Sistema que permita realizar los procesos de inscripción, registro de estudiantes, control de notas, entre otros, lo cual se dificulta  llevar de una manera detallada el control de los estudiantes, aldeas, evaluaciones, entre otros.

Se observó actualmente lo improductivo del proceso de control, funcionando en forma manual, procesando información lenta y originando alto grado de desorganización, provocando pérdida de información, aumento de trabajo, dejando una gran cantidad de datos que hay que manejar y una enorme complejidad a la hora de realizar los registros,  generando la traspapelaría de información.

Entre las dificultades que presenta este Proyecto Plan Alma Mater se pueden mencionar las siguientes: Desconocimiento de la población estudiantil que conforma el Proyecto Plan Alma Mater de la zona Sur- Oeste,  las misma se encuentran conformadas en  aldeas universitaria las cuales se mencionan: Mercedes Limardo (Algodonal), U.E.N. Mercedes Limardo, Hernández Parra, José Antonio Páez, U.E.N. Pedro Fontes, Federación Campesina, U.E.N. Miguel Villavicencio y U.E.N. República del Ecuador y a su vez, las notas que poseen cada Alumno que se encuentra en las aldeas Universitarias, es necesario saber cual es la población de Estudiante que reprobaron y  aprobaron, entre otros. Por estas diversas razones es conveniente una transformación, a través de un sistema automatizado que agilice el proceso de registro y por demás controle la situación de los alumnos de tal manera que sea confiable, seguro y amigable.

Por este motivo se contempló la necesidad de desarrollar un sistema eficiente que dé respuestas  a los requerimientos de los usuarios que utilicen el sistema. Para lograr lo anteriormente expuesto, será parte de la investigación los procesos realizados por la institución referente al ingreso y prosecución de los estudiantes, estos incluyen: inscripción nuevos ingresos, inscripción alumnos regulares, registro de notas, trámite de solicitudes, reportes, descripción de las aldeas que conforman el Proyecto Plan Alma Mater.

En vista de la situación planteada, se formulan las siguientes interrogantes en el problema objeto de estudio:

¿Cómo se realiza actualmente el proceso de registro, control y evaluación, de los estudiantes?

 ¿Cuáles son las necesidades del Proyecto Plan Alma Mater en cuanto a tecnología?

¿Cuáles son los principales procesos y normas que se utilizan en el Proyecto Plan Alma Mater actualmente?

¿Cuáles son las ventajas que producirá el sistema automatizado de Gestión,  Control y Evaluación?

OBJETIVO INVESTIGACIÓN

OBJETIVO GENERAL

Desarrollar un Sistema de Gestión,  Control y Evaluación de la Comunidad Estudiantil del Instituto Universitario de Tecnología del Oeste Mariscal Sucre (IUTOMS) Enmarcado en el Proyecto Plan Alma Mater- “Misión Sucre”, del Oeste de Caracas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

− Diagnosticar la situación actual para determinar los Procesos Involucrados en el Sistema De Gestión,  Control y Evaluación de la Comunidad Estudiantil del Instituto Universitario Tecnológico del Oeste Mariscal Sucre (IUTOMS) Enmarcado en el Proyecto Plan Alma Mater- “Misión Sucre”, del Oeste De Caracas.

− Identificar  las necesidades y requerimientos del Usuario en el Proceso  de Gestión, Control y Evaluación de la Comunidad Estudiantil.

− Diseñar el Sistema de los Procesos por Módulos; los Proceso de  Sistema de Gestión,  Control y Evaluación de la Comunidad Estudiantil.

JUSTIFICACIÓN:

Día a día  miles de personas se postulan para formar parte de un  grupo de estudiantes de alguna Universidad del país, de los cuales la gran mayoría no son admitidos, es por ello que la Misión Sucre abrió sus puertas a estos miles de estudiantes que quedaban sin cupos, permitiendo así que estas personas obtuvieran el título de Técnico Superior Universitario (TSU). Sin embargo, esta era poco y el Gobierno Bolivariano de la República Bolivariana de Venezuela, precedido por  el Presidente de la República Hugo Rafael Chávez Frías, por ende tuvo la iniciativa de crear el Proyecto Plan Alma Mater para que estas personas ya graduadas de TSU tuviesen la oportunidad de darle continuidad a su carreara para así obtener un título de Licenciado o Ingeniero. Pero el controlar esta población estudiantil es una ardua labor que deben realizar los empleados del departamento de admisión y control de estudios de la zona Sur Oeste ubicado en la sede del Instituto Universitario Tecnológico Del Oeste Mariscal Sucre (IUTOMS), que se encuentra en la parroquia de Antimano.

 De igual forma una vez que el estudiante pasa a ser parte de la Universidad, el departamento de admisión y control de estudios cumple funciones de seguimiento y regulación de las actividades realizadas por el estudiante en su estadía dentro de la Casa de Estudio.

Actualmente la comunidad Estudiantil del Instituto Universitario Tecnológico Del Oeste Mariscal Sucre (IUTOMS), enmarcado en el Proyecto Plan Alma Mater- “Misión Sucre” cuenta con una infraestructura la cual requiere acondicionamiento tanto de inmuebles como de hardware y software para implementar un Sistema que le permitirá llevar este control

El Proyecto Plan Alma Mater- “Misión Sucre”, es una misión en vías de formación, siendo el Instituto Universitario Tecnológico Del Oeste Mariscal Sucre (IUTOMS), la institución encargada de llevar el registro y control de la comunidad estudiantil de la zona sur oeste de Caracas, siendo este un proyecto que se encuentra en desarrollo ya que se estaban determinando la distribución de las aldeas para así saber con cuantas cuenta la institución y así conocer la población estudiantil a la cual tienen que registrar y controlar.

Por lo tanto se determina que hay que iniciar el Proceso de Registro y Control de la Comunidad Estudiantil del Instituto Universitario de Tecnología  Del Oeste Mariscal Sucre (IUTOMS), enmarcado en el Proyecto Plan Alma Mater-“Misión Sucre”  ya que no poseen un sistema automatizado ni manual para llevar el registro y control de estudiantes.

Es por ello que se pretende desarrollar un sistema que permita automatizar los procesos llevados a cabo por el Proyecto Plan Ama Mater, en especial los relacionados con la admisión y prosecución del estudiantado, procesos fundamentales e indispensables para el correcto funcionamiento de las actividades  universitarias y con las herramientas adecuadas para su fácil manejo y comprensión, de igual forma un proceso de  inscripción regular personalizado, que garantice la seguridad e integridad de la información manejada y un sistema interno para el Proyecto Plan Ama Mater que facilite las actividades que se llevan a cabo y que procure la rapidez y confiabilidad en el manejo de la información.

Se puede notar en los párrafos anteriores el gran compromiso que tiene el departamento con la comunidad estudiantil, así como la necesidad de darles respuestas veraces y oportunas, lo cual se ve afectado por la gran cantidad de información que manejan; pues la matricula estudiantil crece cada día más.

En cuanto a tecnología existe el aporte del desarrollo de un sistema automatizado para la mejora del control de estudio del Proyecto Plan Ama Mater. A su vez se realiza un aporte educativo para el personal que manipulará el sistema automatizado, ya que hay que realizar una inducción para el uso de dicho sistema y para los Autores del presente Proyecto  ya que se realizaran investigaciones que ayuden a llevar a cabo el sistema. En términos sociales se realiza un aporte a la comunidad del Instituto Universitario Tecnológico Del Oeste Mariscal Sucre (IUTOMS), que los ayudará a llevar a cabo un proceso práctico y fácil para la inscripción y control de los alumnos permitiendo así que el proceso sea rápido y eficaz. A nivel económico se reducirán costos ya que el proceso se realizará de forma automatizada, permitiendo así que haya menos gastos en cuanto a papelería entre otros y ahorro de tiempo para poder desarrollar otras actividades por los individuos que utilicen dicho sistema.

 ALCANCE:

·         Un sistema de información para la optimización de los procesos académicos.

·         Aunque el Sistema se va a desarrollar en Software Libre y se ha planteado de forma generalizada, su implantación y casos de uso están adaptados al caso del Proyecto Plan Alma Mater

·         El Sistema será capaz de manejar múltiples usuarios con una jerarquía de permisos por niveles de acceso (lectura, escritura o ambos).

·         Al ser un sistema web su acceso sólo estará delimitado según las políticas de uso del Proyecto Plan Alma Mater.

·         El sistema ofrecerá los módulos de procesos académicos, control de inscripciones de los usuarios y consultas del sistema. Por ser de código abierto pueden anexar a futuro otro (s) módulos (s) y actualizar los existentes.

·         Lo que se quiere es lograr cumplir con cada una de las fases preestablecidas y poder dejar implementado el sistema en su máxima expresión.

Diseñar este sistema con la finalidad de que cubra las necesidades actuales del Instituto Universitario de Tecnología  Del Oeste Mariscal Sucre (IUTOMS), enmarcado en el Proyecto Plan Alma Mater, a fines de implementar una atención efectiva del control y registro, procesar las notas, que garantice de forma eficiente una respuesta positiva para obtener la seguridad de la información, que apuntan al fortalecimiento de la prosecución de la comunidad estudiantil. La investigación está actualmente en proceso de desarrollo y se está realizando bajo  la metodología de Proceso Unificado Racional o como su nombre en inglés lo indica “Rational Unified Process” (RUP), es un proceso en el modelado de software apoyado en el modelado de lenguaje unificado (UML).

Es importante destacar que para el desarrollo del  sistema se emplearan herramientas de software libre, con el propósito de cumplir con el decreto presidencial Nº 3390, que establece la utilización de este tipo de software en el desarrollo de sistemas, proyectos y servicios informáticos con estándares abiertos en las instituciones públicas.

DELIMITACIÓN:

Para fines prácticos y, teniendo en cuenta distintas restricciones como tiempo y costos, es importante delimitar el proyecto propuesto tanto como sea posible. Con respecto al alcance es necesario estipular que el trabajo que se propone hace relación exclusivamente con las diferentes visiones o concepciones de Responsabilidad Social y aquellas que se puedan desprender de las conclusiones de este trabajo.

Por lo general existen restricciones o limitaciones dentro de los Proyectos Socio Tecnológico, en el caso de este proyecto se cuenta con el apoyo del personal del Instituto Universitario Tecnológico Del Oeste Mariscal Sucre (IUTOMS), encargados en el Proyecto Plan  Alma Mater -“Misión Sucre”, los cuales han ayudado con todo lo necesario para alcanzar el objetivo.